Münster, die über 300.000 Einwohner zählende Großstadt im Zentrum des Münsterlandes, ist Sitz der citeq. Das Unternehmen fungiert als städtischer IT-Dienstleister für Kommunen, öffentliche Verwaltungen und deren Einrichtungen. Innerhalb von viereinhalb Monaten hat es seine 18 Kunden in Nordrhein-Westfalen auf die neue VOIS-Plattform umgestellt. Alle Anwender nutzen nun das neue Einwohnerfachverfahren VOIS|MESO. Aber auch die Fachverfahren für die Gebührenkasse (VOIS|GEKA) und die Parkausweise (VOIS|PAM) kommen bei zahlreichen Kunden zum Einsatz.

In Münster mit seinen sechs Standorten z. B. werden alle drei Fachverfahren (VOIS|MESO, VOIS|GEKA, VOIS|PAM) genutzt, wobei VOIS|GEKA stadtweit in 17 Ämtern eingesetzt wird.

Dem gesamten Umstellungsprozess vorausgegangen war eine intensive und umfassende Planung zwischen den Projektverantwortlichen der citeq und der HSH.

Die rund 12.000 Einwohner zählende Gemeinde Havixbeck im Norden von NRW machte am 12./13. Februar 2018 den Anfang: Kundendaten wurden konvertiert und migriert, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult und das neue Verfahren in den Echteinsatz überführt.

Jede Woche folgte nun die Umstellung eines weiteren Kunden. Für die Städte und Gemeinden mit ihren insgesamt ca. 825.000 Einwohnern wurden rund 2.280.000 aktive und historische Meldedatensätze von dem alten System auf das neue konvertiert.

Nach der Einführung bei den ersten drei Gemeinden übernahm die citeq die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort und zum Ende des gesamten Umstellungsprozesses hin auch die Datenmigration.

Die Umstellung innerhalb dieser kurzen Zeit unter den Bedingungen des Parallelbetriebes war eine große Herausforderung, die alle Beteiligten hervorragend und mit großem Engagement gemeistert haben. Dabei spielte die flexible Ausrichtung auf die jeweils aktuellen Anforderungen der einzelnen Kunden eine große Rolle. So konnte jede Kommune pünktlich nach drei Schließungstagen zum festgelegten Öffnungstag produktiv gehen. In einzelnen Kommunen war es sogar möglich, den Bürgerservice schon vorher wieder für die Bürgerinnen und Bürger zu öffnen.

Dazu zählte auch die Stadt Hamm mit ihren rund 180.000 Einwohnern und insgesamt acht Standorten. Sie bildete mit der Umstellung am 23./24. Juni 2018 den erfolgreichen Abschluss dieses Projekts.

Projektleiter Peter Huck von der citeq zieht nach der Realisierung des ambitionierten Projekts eine positive Bilanz: „Die Zusammenarbeit mit der HSH war sehr vertrauensvoll und konstruktiv und hat Spaß gemacht. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projektteam haben das Projekt mit einer bemerkenswerten Energieleistung und Einsatzbereitschaft zum Erfolg geführt. Das hat mir sehr gut gefallen.“

 


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