Die neue Gemeinsamkeit von Rostock und Gelsenkirchen – VOIS!

209.000 zu 272.000 Einwohnern, so das Größenverhältnis von Rostock zu Gelsenkirchen. Und die Meldedaten dieser Einwohner werden nun im Bereich des Meldewesens mit der Plattformsoftware VOIS verwaltet, genauer mit dem Fachverfahren VOIS|MESO. Noch eine Gemeinsamkeit haben beide Städte: vier Bürgerämter, deren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jeweils geschult werden mussten, um einen reibungslosen Übergang in der Anwendung der neuen Softwaregeneration zu ermöglichen.

Gelsenkirchen
In Zeiten von Corona-Beschränkungen und den damit verbundenen Einschränkungen auch in den Verwaltungen mit Home-Office und für Publikumsverkehr geschlossenen Bürgerämtern war die Ablösung des bisher genutzten SAP-Fachverfahrens kein einfaches Unterfangen. Denn der ursprüngliche Umstellungstermin, 1. Mai 2020, wurde erst auf den 1. Juli verschoben und dann, bedingt durch die Kommunalwahlen in Nordrhein-Westfalen, auf Mitte Oktober. Diese Verschiebungen erforderten aber eben auch eine permanente Projektanpassung mit allen damit verbundenen Notwendigkeiten der Neukoordination erforderlicher Abläufe.

Seit dem 19. Oktober arbeitet Gelsenkirchen nun im Regelbetrieb mit VOIS|MESO. Insgesamt 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung wurden intensiv und umstellungsnah geschult und so mit dem neuen Verfahren vertraut gemacht. Zuerst wurden die technischen Administratoren, EDV-Koordinatoren und Key-User „eingeweiht“. Die anfänglich etwas distanzierte Neugier wandelte sich in reges Interesse und positive Bewertung des neuen, intuitiven und in der Anwendung selbsterklärenden und modernen Verfahrens.

Rostock
In der 444 km Luftlinie entfernten Hansestadt Rostock fand die Umstellung eines ganzen Pakets auf VOIS-Plattformbasis zum 2. November statt. Neben VOIS|MESO wurde hier die Gebührenkasse VOIS|GEKA und VOIS|PAM, das Parkausweisverwaltungsfachverfahren eingeführt. Durchaus sinnvoll, denn je mehr Verfahren auf VOIS-Basis genutzt werden, desto größer der positive Synergie-Effekt für die Verwaltung. Im Vorfeld wurden Schulungen zur Vorbereitung der Mitarbeiter auf die Umstellung durchgeführt.

Auch hier forderte Corona seinen Tribut. Um trotzdem eine persönliche Schulung und Betreuung umsetzen zu können, durften jeweils nur 11 zu Schulende maximal gemeinsam teilnehmen. Da ab 1. November bereits alle Restaurants geschlossen waren, gestaltete sich die Verpflegung unserer Mitarbeiter auch recht ungewöhnlich, mussten sie doch ihr Abendbrot entweder in Dunkelheit auf der Parkbank oder allein im Hotelzimmer einnehmen.

Der Sache hat das nicht geschadet. Immerhin sind nun mit Rostock und Gelsenkirchen bereits 47% der 2.991 kommunalen HSH Kunden zufriedene VOIS|MESO-Nutzer.

Fortsetzung folgt …